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中小企業でコミュニケーションを増やすために必要なこと

Howard Mason

Howard Mason

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コミュニケーションは、あらゆる人間関係の基礎

コミュニケーションは、あなたの人生におけるあらゆる人間関係の基礎です。効果的なコミュニケーションが取れていないと、スタッフやクライアント、その他の関係者との間に誤解や問題、対立が生じる可能性があります。コミュニケーション不足は、職場環境をイライラさせ、従業員の離職率を高める原因となります。

これらのヒントは、あなたのコミュニケーションスキルを微調整するのに役立ちますので、時間を節約し、ストレスを軽減し、ビジネス上のやりとりで効果的にコミュニケーションをとることで、より生産的になることができます。

気を散らすものを減らして、耳を傾ける

私たちのほとんどは、人の話を聞くことがあまり得意ではありません。誰もが気を散らしており、平均的な注意力の継続時間は縮み始めていると言われています。他の人が言っていることに集中できるように取ることができるいくつかのアクションがあります。

まずは、メールクライアントを閉じたり、電話の着信音をオフにしたり、オフィスのドアを閉めたりしてみてはいかがでしょうか。これらのいくつかの簡単なアクションだけでも、あなたの気を散らすものを減らすことができます。

こうして目の前の人に集中する時間を取りましょう。恐らく、あなたの心の中には、他にも対処する必要のある問題を抱えているのかもしれません。しかし、この時間を利用して、それらについて考えないようにすることができます。

あなたと話をしている相手は、その会話内容が重要であると信じています。自分のペースを落として、双方が話したり聞いたりできるようなギブアンドテイクを確立しましょう。すぐに判断しないようにして、相手が話し終わるのを辛抱強く待ちます。これらは、アクティブな聞き手(アクティブリスニング)になるための最初のステップです。

アクティブリスニングとは、理解するために聞く技術のことです。リスニング力と定着力を高めるために使える、いくつかのテクニックがあります。聞くときには、情報の流れを維持するために、口頭でのプロンプトを使用します。「本当に?」「その時何をしたの?」などのプロンプトは、何かをさらに説明するためのきっかけを与えてくれます。

相手が話していることを言い換えて、話し返してみましょう。このフィードバックによって、あなたが話を聞いて理解していることを相手に伝えることができます。例えば、「機械は正常に動いていましたが、太郎はあなたにこうすれば機械はもっとよく動くと言っていました。それから動かなくなったのですか?」ということは、”従業員が機器の故障につながったという状況を理解している”ということを示しています。

通常、誰かからより多くの情報を得るためには、適切な情報を引き出すための質問をする必要があります。あなたが話している相手は、あなたが何が起こっているのかを理解しようとしているので、あなたの質問は通常、明確で簡潔である必要があります。

また、ボディランゲージも傾聴の指標の一つです。あなたのボディランゲージは、開放性と興味以外の何かを示唆していないことを確認する必要があります。これは、相手の姿勢をミラーリングしたり、集中するために身を乗り出したりすることで行うことができます。

適切な質問をする

相手を理解するために必要な情報を得るためには、オープンマインドを提示しながら適切な質問をする必要があります。体をリラックスさせ、質問する機会を探して聞いてみましょう。

通常、あなたが尋ねるべき質問には、周囲の環境や人々によって与えられた手がかりがあります。あなたが必要とする情報を解明するために、どの質問をするかを把握するのに役立つキーワードやフレーズに耳を傾けてください。

目標を達成できておらず、職場で全般的に不満を抱えている従業員のケースを考えてみましょう。適切な質問をしないと、簡単には特定できない問題の根本にたどり着けない可能性があります。

入社時にやる気があって、数週間前までは順調だった人が、個人的な問題を抱えてしまったり、仕事にやりがいを感じられなくなったり、同僚との間で問題を抱えてしまったりしている可能性があります。

情報を会議に頼らない

会議は、当事者間のコミュニケーションにとって、最悪な設定の一つです。人々は自分の心を話すことはありませんし、あなたはほとんどの状況で真実を明らかにすることはできません。ほとんどの人は、自動的に防御力がアップした状態で会議に入っていきます。

情報を会議に頼らない

会議は、迅速なブリーフィングや存在する誰もが興味を持っていることを直接的な情報伝達の場合に役立ちます。しかし、全員がトピックに興味を持っていない場合、またはそれが十分に計画され、組織化されていない場合は、全員を集める必要はありません。

より効果的なコミュニケーションのためには、個人的な壁を作らないようなセッティングをしましょう。1対1の設定や、関係者だけで計画的に会議を行うと、関係者が扱う問題だけに焦点を当てることができるため、うまくいく傾向があります。

コミュニケーション方法を組み合わせる

コミュニケーション方法を組み合わせる

対面または音声でのコミュニケーションは、メールでよくある混乱を解消するのに最適です。電子メールでリードするのは決して良い方法ではありません。なぜなら、本来は話すことで可能な相手に合わせたアプローチができなくなるためです。

ビデオ通話は、話している相手を見て、お互いの理解を深めながら資料を共有することができるので、コミュニケーションをとるのに最適な方法です。話をするときには、相手が話している内容を理解するのに役立つ合図を与えることができるので、視覚的なやりとりは重要です。

コミュニケーションのほとんどが対面以外の場面で行われる場合は、何が議論されたか、次のステップは何か、誰が何の責任を負うのかなどの概要をまとめたビデオやプレゼンテーションを作成することができます。

レスポンシブであること

コミュニケーションは、対立や紛争を解決するための最良の方法の一つです。ビジネスオーナーとして、あなたが対立、紛争や苦情に直面したときに行ってしまう最悪な対応は、それを無視することです。たとえ、問題を調査するという簡単な説明であっても良いのです。

当事者である人々は、この問題を会社が重要なものとして受け取っていると理解し、さらに懸念事項についてのフィードバックを受ければ、顧客や従業員の満足度を維持する可能性が高くなります。

受け取ったフィードバックを活用する

すでにクライアントや従業員、同僚とコミュニケーションをとっている場合、定期的にフィードバックを受けることが多いでしょう。あなたはそれを求めていないかもしれませんが、積極的なリスナーはどこにでも情報を見つけることができます。

受け取ったフィードバックを活用する

接触するすべての人に耳を傾けることは、あなたのビジネス・製品・サービスがクライアントにどのように認識されているかについての有益な情報の宝庫です。

積極的にコミュニケーションを変化させるためには、収集した情報を使ってプロセスを改善する必要があります。受け取ったフィードバックを一か所に集めるプロセスを作り、一定の間隔で分析し、改善の実施と追跡のための計画を立てる時間を設けましょう。

最終的に、効果的なコミュニケーションは、ビジネスにおいて最も重要なスキルの一つとなります。あなたのコミュニケーションスキルに微調整が必要な場合は、時間をかけて自分のコミュニケーション方法を分析してみましょう。そして、時間をかけてスキルを向上させる方法に焦点を当ててみてください。聞くだけで、スタッフ、クライアント、同僚、家族との関係が驚くほど変わるかもしれません。

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